Tips de Word – Saltos de línea y párrafo

Siempre me pasa lo mismo con algunos programas, a pesar de saber (o creer saber) el mecanismo para solucionar un problema, debo volver a buscarlo, volver a entender, volver a pasar por el penoso método de «prueba y error». Anoche me pasó otra vez con un texto que pasé de HTML a MS WORD para imprimir, el problema de los grandes espacios entre palabras al justificar un texto (ver imagen). Seguramente les ha pasado los mismo alguna vez y seguramente les seguirá pasando a muchos y, lo peor, me seguirá pasando a mi.

Por eso me hice este tutorial para estúpidos, para saber donde buscar la solución la próxima vez.

El problema como dijimos, y como puede verse en la imagen de abajo surge cuando copiamos un texto de internet o de otro archivo, queda todo muy lindo, con la fuente que queremos, los márgenes de impresión, etc, pero cuando seleccionamos todo para justificar el texto, Word hace que algunos renglones de pocas palabras ocupen todo el ancho de la misma dejando espacios enormes, absurdamente desproporiconados entre esas palabras. Sin embargo en otros renglones no se observa esta clase de estúpido comportamiento informático y terminan en el lugar en que deben terminar.

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Para quienes no quieran saber el porqué de esta incongruencia estética, les anticipo la solución: busquen y reemplacen ^011 por ^013 con la herramienta de reemplazo de word y listo. Sin embargo a veces conviene ir a fondo, es decir indagar hasta encontrar las raíces del problema. Para ello nos basta con apretar el botón con el símbolo ¶, que casi todos los Word que conozco tienen y que sirve para mostrar los «carácteres ocultos». Entonces nos damos cuenta de que algunos renglones finalizan con el símbolo «¶» (este es el salto de párrafo de Word que se logra apretando «ENTER«), otros no finalizan (es el salto de línea automático de Word) y otros terminan en un»←» con la colita hacia arriba (no existe en ascii, lo siento); justamente estos últimos caracteres son el problema.

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Las líneas terminados en flechita (← con colita) son renglones que han sido separados del siguiente mediante «SALTOS DE LINEA«, mientras que los renglones terminados en esa especie de P invertida (¶) —que leí por allí que tiene el absurdo nombre de «calderón»—, equivalen a renglones que se separan mediante «SALTOS DE PARRAFO«.  El salto de línea en Word se obtiene con la combinación de teclas «SHIFT+ENTER» o con «ALT+011«; mientras que los saltos de párrafo se logran con la tecla «ENTER»  o con la combinación «ALT+013«. La diferencia entre ambos tiene sentido en programación y en diseño (cualquier programador o diseñador conoce las diferencias), pero para nosotros, usuarios llanos de MS WORD el resultado de usar «ENTER»  es, a priori, el mismo que el obtenido mediante «SHIFT+ENTER«, salvo que queramos justificar el texto, entonces, como vemos, es conveniente, por las razones expuestas, usar ENTER (saltos de párrafo) en lugar de SHIFT+ENTER (Saltos de línea).

Hasta aquí todo muy lindo, pero ¿cómo hacemos en un texto largo para reemplazar los saltos de línea con saltos de párrafo y así lograr que esos putos espacios largos desaparezcan? Una secretaria, acostumbrada a corregir documentos hechos por gente que no sabe usar ni siquiera MS WORD (es decir algún gerente), me dirá que la solución es recorrer con el cursor todas y cada una de las líneas antiestéticas, colocándose al final y apretando «DEL» y luego «ENTER«.

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Esa solución es muy efectiva si el documento tiene nueve o diez lineas, pero cuando tenemos más de 200 páginas, ese trabajo puede terminar rápidamente con nuestra paciencia, poniendo en riesgo el teclado, el monitor y la mismísima CPU. Por suerte existe una solución más rápida y directa, que les permitirá a las secretarias ahorrar muchísimo tiempo para hacer otras cosas (como entrar a Facebook o jugar al Buscaminas) mientras sus jefes creen que están corrigiendo los saltos de línea del documento. Como dijimos la alternativa a ENTER es ALT+013 y la alternativa a SHIFT+ENTER es ALT+011, esas alternativas nos pueden salvar, porque la herramienta de búsqueda de MS WORD reconoce, por alguna razón que desconozco, el signo ^ como ALT. Entonces el proceso para solucionar sin demasiada pérdida de tiempo el problema de los saltos de línea es: apretar CTRL+L (acceso rápido a la herramienta «Buscar y Reemplazar) y seguir los tres pasos que muestra el dibujo, es decir: 1 – poner «^011» en donde dice Buscar, 2- poner «^013» en donde dice Reemplazar con, 3 – Apretar el botón «Reemplazar Todos«. Y listo.

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Como pueden ver, el texto queda justificado y sin espacios absurdos, vuelvan a apretar el botón de mostrar carácteres ocultos (el que tiene una ¶) y en dos segundos todo es como tiene que ser.

De nada, que tengan buena semana.